Kunde
Der Auftraggeber ist ein etablierter Weiterbildungsträger mit langjähriger Erfahrung in der Qualifizierung von Fach- und Führungskräften. Das Leistungsportfolio umfasst ein breites Seminar- und Veranstaltungsangebot, das sich an Organisationen mit hohen Anforderungen an Compliance, Datenschutz und strukturierte Prozesse richtet.
Das Herzstück des Jahresprogramms ist eine mehrtägige Fachveranstaltung: mit Tausenden Teilnehmenden vor Ort und online, einem umfangreichen, hybriden und interaktiven Programm. Das Event stellte hohe Anforderungen an Planung, Kommunikation und Datenmanagement und erforderte eine grundlegende Digitalisierung der gesamten Event- und CRM-Infrastruktur.
Herausforderung & Ausgangslage
Für die Jahresveranstaltung sollte im Zuge einer HubSpot-Einführung eine zentrale Plattform für CRM, Marketing, Service und Event-Website geschaffen werden – als Proof of Concept für ein komplexes Hybrid-Event mit mehreren Veranstaltungstagen und Dutzenden Programmpunkten.
Die Ausgangslage war anspruchsvoll:
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- Keine dedizierte Event-Plattform für die Veranstaltung
- Getrennte Prozesse in Marketing, Eventmanagement und Kundenservice
- Hohe Anforderungen an Datenqualität, Datenschutz und Auswertbarkeit
- Feste Deadline durch den Veranstaltungstermin
Ziel war es,
erstens eine auf HubSpot basierende Event-Website im aktuellen Corporate Design zu erschaffen,
und zweitens Systeme zu vereinheitlichen und sämtliche Event- und Marketingprozesse im Rahmen einer professionellen HubSpot-Implementierung systemseitig abzubilden und zu vereinheitlichen.
Maßnahmen und Einzelschritte
1. Technisches Setup und Datenarchitektur
Im Rahmen der HubSpot-Beratung und Implementierung wurde die Plattform als zentrale Systemarchitektur aufgesetzt. Zum Einsatz kamen CRM Hub, Marketing Hub, Service Hub und Content Hub.
Die Plattform musste ein umfangreiches Programm unterschiedlichster Formate - darunter Seminare, Keynotes, Workshops und interaktive Expertengespräche - strukturiert abbilden und mit Teilnehmermanagement sowie CRM-Daten verknüpfen. Die Komplexität lag dabei auch in der Notwendigkeit, verschiedene Buchungslogiken und Zugangsberechtigungen sauber zu modellieren.
Viele Bestandteile wurden über Custom Objects modelliert. So entstand eine flexible HubSpot-Eventstruktur, die Programm, Buchungen, Referent:innen, Teilnehmermanagement und CRM-Daten logisch miteinander verknüpft.
2. Prozessabbildung und Automatisierung
Ein zentraler Bestandteil der HubSpot-Einführung war die detaillierte Analyse und Abbildung der bestehenden Event- und Marketingprozesse.
Anmeldeprozesse, Ticketlogiken, Segmentierungen sowie Kommunikationsstrecken für unterschiedliche Teilnehmergruppen wurden systemseitig umgesetzt. Individuelle Workflows automatisieren heute Bestätigungen, Reminder, Ticketzuordnungen und Servicekommunikation.
3. Entwicklung der Event-Website im HubSpot CMS
Die Veranstaltungswebsite wurde vollständig im HubSpot CMS umgesetzt und eng mit dem CRM verzahnt.
Zentrale Elemente sind:
- Programmübersicht mit Filterfunktion
- Referent:innenprofile
- Personalisierte Besucher-Funktionen
- Platzreservierung für Sessions
- Zoom-Integration für hybride Weiterbildung
- Automatisierte Zertifikatserstellung
Im neuen Corporate Design entstand eine Website mit klarer Nutzerführung: optimiert für Orientierung, Programmplanung und Inspiration. Gleichzeitig wurden die rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und DSGVO konsequent berücksichtigt.
4. Einführung eines Service-Systems
Mit dem Service Hub wurde im Zuge der HubSpot-Implementierung ein strukturiertes Ticketsystem eingeführt. Anfragen rund um Anmeldung und Organisation können nun nachvollziehbar dokumentiert und effizient bearbeitet werden.
5. Agile Projektumsetzung
Über neun Monate hinweg arbeiteten HubSpot-Consulting, Projektmanagement, Design, Entwicklung und Online-Marketing eng zusammen. Regelmäßige Abstimmungen mit CDO und Eventkoordination sorgten für kurze Entscheidungswege.
Neben der technischen Implementierung unterstützte Cybay auch bei der strukturierten Abbildung der Eventprozesse innerhalb der HubSpot-Systemarchitektur. Trotz fester Deadline wurde die HubSpot-Einführung termingerecht abgeschlossen.
Ergebnisse und Mehrwerte
Mit der HubSpot-Implementierung entstand eine integrierte CRM- und Eventmanagement-Architektur für einen modernen Weiterbildungsträger im öffentlichen Sektor.
Zentrale Datenbasis im CRM: Alle Event- und Teilnehmerinformationen laufen in einer Single Source of Truth innerhalb von HubSpot zusammen. Die Datenqualität wurde nachhaltig optimiert.
Durchgängige Prozesskette: Von Marketingkampagnen über Anmeldung und Teilnehmermanagement bis Service und Nachbereitung sind sämtliche Abläufe systemseitig integriert.
Verbesserte Planbarkeit im Eventmanagement: Aktuelle Reservierungs- und Teilnehmerdaten ermöglichen eine präzisere Raum- und Ressourcenplanung.
Messbare Marketing-Transparenz: Kampagnen, Anmeldeverhalten und Teilnehmersegmente lassen sich strukturiert analysieren. Entscheidungen werden datenbasiert getroffen.
Skalierbare Grundlage für zukünftige Veranstaltungen: Die HubSpot-Architektur ist so angelegt, dass weitere Events, Seminare oder hybride Weiterbildungsformate effizient angebunden werden können.
